Trabajar desde casa es una opción cada vez más extendida, con empleados y freelancers, desde secretarias hasta directores generales, disfrutando de los beneficios de una oficina en casa. Aunque todavía hay algunos críticos persistentes que insisten en que trabajar desde casa conduce a una menor productividad, son cada vez más las pruebas que demuestran que los críticos están totalmente equivocados.
Independientemente de que trabajes todos los días o de manera intermitente, hay ciertos hábitos cruciales que tendrás que adoptar si quieres trabajar de forma productiva. Trabajar desde casa es un lujo para algunos, pero hay que trabajar duro y de forma inteligente si se quiere sacar el máximo provecho. Para ello será crucial adoptar ciertos hábitos y rutinas:
1. Designa un área de trabajo
Se llama «oficina en casa» por una razón. Trabajar desde tu cama no es la mejor idea del mundo porque hay que separar claramente las horas de trabajo de las de descanso. Tampoco trabajar en la sala de estar frente al televisor será la mejor idea porque te sentirás tentado a encenderla. En su lugar, crea un espacio de trabajo designado; lo ideal es que tuvieras tu propio despacho en casa, pero tampoco es necesario que sea una habitación entera. Lo que sí ha de ser es un lugar o rincón libre de distracciones que no se utilice para ningún otro propósito. Llegar a tu «oficina en casa» designada establecerá un tono de diligencia para que te centres en tu trabajo para el resto del día.
2. Vístete para el trabajo
La perspectiva de trabajar en pijama puede ser atractiva para mucha gente, pero hay un beneficio psicológico real al vestirse para el trabajo, incluso cuando estás en casa. Esto no significa que tengas que ponerte traje y corbata, pero vale la pena tomarse el tiempo para quitarte el pijama y vestirte, por que esto te ayuda a activarte, a comenzar tu jornada. Esto te ayudará a poner tu mente en «modo de trabajo» y evitar la tentación de quedarte en el descuidado «modo pijama». Además, estarás más presentable cuando llega el momento de usar Skype o una plataforma de videoconferencia.
3. Comienza temprano
Cuando trabajas en una oficina, tu viaje matutino puede ayudarte a despertar y sentirte listo para trabajar cuando llegues a tu escritorio. En casa, sin embargo, el «viaje» de la cama al ordenador puede ser mucho más difícil, y seguramente no nos dará tiempo de estar todo lo despiertos que querríamos. Una forma de trabajar desde casa de forma productiva es sumergirte en tu lista de tareas tan pronto como te despiertas. El simple hecho de comenzar un proyecto a primera hora de la mañana puede ser la clave para progresar en él gradualmente a lo largo del día. De lo contrario, prolongarás el desayuno y dejarás que tu motivación se desvanezca poco a poco.
4. Aprende a usar la tecnología de comunicación
Llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos y chats cara a cara son todos medios de comunicación disponibles para los trabajadores a distancia. Probablemente tengas una fuerte preferencia por uno de esos métodos. Sin embargo, para funcionar eficientemente como un teletrabajador, necesitas aprender el mayor número de medios posibles. Por ejemplo, hay veces en que una llamada telefónica sería un desperdicio de tiempo porque un correo electrónico resolvería el asunto más rápido. También hay veces en las que los mensajes instantáneos no tienen ninguna ventaja sobre un video chat. Utiliza cada medio sabiamente y permanece abierto a diferentes formas de comunicación que van apareciendo.
5. Fija un horario de trabajo inamovible
El hecho de que trabajes y vivas en el mismo lugar no significa que tu trabajo tenga que ser tu vida, ni que los dos tengan que mezclarse de forma poco saludable. Establece el comienzo y el final de tu día en horas muy específicas y apégate estrictamente a esas horas. No se trata sólo de asegurarse de trabajar un cierto número de horas, sino de maximizar el tiempo que tienes. Empezar por ejemplo a las 8 de la mañana en punto te dará un punto de partida específico, en lugar de un período difuso de dilación y distracción. Pero terminar, digamos, a las 5 de la tarde en punto, también es beneficioso. Trabajar desde casa puede hacer que tu vida personal y laboral se difuminen, saboteando ambas vertientes. Por tu propia salud mental, traza una frontera firme entre ellas.
6. Especifica claramente las tareas para cada día
La creación de una lista de tareas para cada día que trabajes desde casa puede ayudarte a darte un indicador objetivo de tu desempeño en el trabajo. También te ayuda a no distraerte ni perder el tiempo.
En general, es una buena idea crear listas de tareas, pero usarlas para tu trabajo desde casa es especialmente crítico. Organiza tus tareas por prioridad, especificando qué tareas deben hacerse al principio y cuáles al final del día. Luego, al final del día, mira tu lista y revisa todos los elementos que pudiste completar. Esto te dará la oportunidad de evaluar tu productividad y establecer nuevas tareas para los días siguientes. Si tienes un calendario online, crea eventos personales y recordatorios que te digan cuándo debes cambiar de marcha y comenzar nuevas tareas. Google Calendar puede ayudarte mucho en este sentido.
7. Toma descansos intermitentes
Así como es importante vestirte como lo harías en una oficina, es vital tomar descansos como lo harías en una oficina. Es otra ventaja de tener un área de trabajo designada en su casa; cuando es hora de un descanso, puede salir y relajarte en la cocina tomando un café o en la sala de estar por un tiempo. Tomar un descanso despeja tu mente y te da una perspectiva refrescante, pero haz una clara distinción entre tiempo de trabajo y tiempo de descansos. No ocupes tus tiempos de descansos mirando Youtube o las redes sociales. Es importante que el descanso sea lejos de la pantalla del ordenador y el móvil.
8. Evita las interacciones con la familia
No hagas del trabajo desde casa una actividad de grupo. Enciérrate, si es necesario, y díle a tu familia, pareja o amigos que te traten como si estuviera en una oficina real y que respeten tu concentración y tiempo de trabajo. Conversar con amigos o familiares regularmente a lo largo del día puede desconcentrarte y sacarte de tu «modo trabajo».
9. Evita las redes sociales
Las redes sociales están diseñadas para que pases toneladas de tiempo navegando por ellas. Eso, huelga decirlo, y a no ser que seas Community Manager, está en detrimento de tu productividad.
Para contrarrestar la facilidad de uso de las redes sociales durante las horas de trabajo, elimínelas de los accesos directos del navegador. Incluso puedes considerar trabajar principalmente en una ventana del navegador privada o, si usas Chrome, una ventana del navegador en modo «Incógnito». De esta forma, te aseguras de salir de todas tus cuentas y de que cada búsqueda en la web que realices no complete automáticamente la palabra que estás escribiendo. Es una garantía de que no te sentirás tentado a tomarte demasiados descansos sociales durante el día. También existen aplicaciones que limitan el tiempo que pasas en las redes sociales.
10. Crea mini rutinas de trabajo
Las rutinas pueden ser tediosas, pero son fundamentales para estructurar tus días. Crea rutinas específicas en tus días de trabajo desde casa que te ayuden a entrar en el flujo de trabajo. Por ejemplo, por la mañana podrías leer tus correos electrónicos mientras desayunas y posteriormente dedicar 15 minutos a esbozar una lista de tareas para el día. Si haces esto todas las mañanas, será cada vez más fácil caer en ese hábito y hacer una transición sin problemas en tu horario de trabajo. El final de las jornadas, cuando estás más cansado, podrías dedicarlo a realizar las tareas más rutinarias. El mismo tipo de rutina se puede aplicar a tus descansos.
11. No necesariamente tienes por qué quedarte en casa
Puede ser que en casa tengas demasiadas distracciones: las familias, las tareas del hogar, el timbre de la puerta… Si tu oficina en casa no está funcionando, puedes llevar el teletrabajo fuera de casa. Las cafeterías, bibliotecas y otros espacios públicos pueden ayudarte a simular la energía de una oficina para que puedas ser productivo incluso cuando no estés oficialmente en un lugar de trabajo. También puede ser bueno para despejar la mente cambiar de vez en cuando de entorno.
12. Recompénsate por el trabajo bien hecho
Cuando terminas un buen trabajo, te mereces una recompensa. No dudes en tomarte una pausa, tomarte un té o un café, después de superar un obstáculo importante, o en tomar un largo descanso después de terminar esa pesada tarea. Recompensarse apropiadamente a lo largo del día te da una respuesta positiva por tus logros. El entorno de tu hogar tiene muchas más oportunidades de relajarse y disfrutar que su oficina, así que úsalas en tu favor.
Mantén estos hábitos en tu rutina de trabajo y disfrutarás de todos los beneficios de trabajar desde casa sin sacrificar tu productividad. Si acabas de empezar a trabajar desde casa, ten en cuenta que cada persona trabaja de forma diferente, y que llevará algún tiempo encontrar una estructura que funcione mejor para ti. Mantente comprometido con tus objetivos, haz pequeños cambios graduales y crearás un sistema casi perfecto.